نصائح مفيدة

كيفية التعبير عن رفض المشاركة في حدث ما في خطاب عمل

هل دعيت من أي وقت مضى لتناول العشاء الذي كنت لا تريد الذهاب إلى؟ هل حدث أن قام أحد الأصدقاء بدعوتك إلى حدث ما كنت بالتأكيد ستتجاهله في أي حالة أخرى؟ إذا واجهت مثل هذه المواقف ، فأنت تعرف بنفسك مدى صعوبة رفض الاقتراح. بالطبع ، يعد قبول دعوة وسيلة جيدة لتطوير العلاقات بشكل أكبر (على حساب الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك) ، ولكن في بعض الأحيان يصبح الرفض هو الحل الحقيقي الوحيد لأولئك الذين مشغولون جدًا أو لا يرغبون في الذهاب لأسباب شخصية.

صعوبات في كتابة خطابات الرفض

أسهل طريقة لصياغة رفض مهذب هي إذا لم تكن مهتمًا بالحفاظ على علاقات تجارية مع المرسل إليه. في هذه الحالة ، يكفي الالتزام بنبرة العمل والاعتماد على القواعد الأساسية لكتابة رسائل الرفض. إذا كان عليك أن "تتوافق" مع البريد الجماعي ، فسيتم تبسيط المهمة أكثر: على الأرجح ، لن تتم قراءة خطاب الرد الخاص بك.

لكن في بعض الحالات ، تتحول كتابة رسالة عمل إلى مجموعة مختارة بعناية من الكلمات التي تسمح بالتعبير عن أقصى الأسف في إطار مفردات الأعمال. وتشمل هذه الحالات التالية:

  • أنت في اتصال مع شريك محتمل ، ولكن عليك أن ترفض لسبب موضوعي. تحتاج إلى التعبير عن الرفض ، ونقل الاهتمام في نفس الوقت في بداية التعاون المبكرة. نظرًا لأن هذه الرسائل قد تبدو مستبعدة من الخارج ، فمن الصعب اختيار الصياغة الصحيحة.
  • تتوافق مع شريك عادي ولا تريد أن تحدث انطباعًا سلبيًا. كنت تخطط لمواصلة التعاون ، لكنك تعلم أن مشاركتك في هذا الحدث ستكون مهمة للشريك. تحتاج إلى صياغة رفض لإيصال هذا الفهم ، مما يدل على الاهتمام بالنجاح التجاري لشريك ما. في الوقت نفسه ، يجب أن تبدو أسبابك مقنعة بما فيه الكفاية.
  • تتوافق مع المرسل إليه "الحي" وتعلم أنه سيتم قراءة رسالتك بعناية. ليس لديك أسباب موضوعية لرفض المشاركة ، ولكن لا يوجد سبب للاتفاق. في الوقت نفسه ، تريد الاحتفاظ بموقع مراسلك.
  • أنت تتوافق مع لاعب مؤثر في مكان عملك أو ممثل منشور شهير. أنت مجبر على الرفض ، لكن لا تريد أن تفسد سمعتك.

كل هذه المواقف قد تكون خطرة على نجاحك. لكن خطاب الأعمال المكتوب بدقة حول رفض المشاركة في الحدث سيساعد على التحذير بصدق من موقفك ، دون تفاقم الوضع الحالي. لا يمكنك تقوية علاقتك مع شريك حياتك بهذه الطريقة - لكنك لن تدمرها. الإخفاقات هي ممارسة عادية في عالم الأعمال. كلما تعلمت تقديمها بشكل صحيح ، كان ذلك أفضل.

كيف تصدر خطاب رفض؟

تتوافق تفاصيل أي خطاب تجاري مع رفض رسمي مع التفاصيل المعتادة لخطاب عمل للشركة. إذا قمت بإرسال رسالة عن طريق البريد أو الفاكس ، فتأكد من الالتزام بالقواعد التالية:

  • اكتب الإجابة فقط على ترويسة المنظمة.
  • تأكد من أن الرفض معتمد من قبل الرئيس التنفيذي أو شخص لديه السلطة المختصة.
  • تأكد من تسجيل الرفض بحيث يكون له قوة رسمية.

إذا قمت بإرسال إخلاء مسؤولية عبر البريد الإلكتروني ، فسيكون للرأس أهمية كبيرة. يسمح لك بإنشاء انطباع أول من الرسالة ، وفي العديد من النواحي يحدد الحالة المزاجية للقراءة. إذا كنت متأكدًا من أن إجابتك ستتم قراءتها ، وتخطط لمزيد من العلاقات التجارية مع المرسل إليه ، فحاول تجنب صياغة سلبية في العنوان. من المحتمل ألا يكون لدى مراسلك الرغبة في فتح خطاب بعنوان "رفض المشاركة في الحدث" ، لذلك من الأفضل استخدام خيار أكثر حيادية. على سبيل المثال: "حول الحدث" ، "حول المشاركة في الندوة" وما إلى ذلك.

محتوى إخلاء المسئولية

للتعبير بأدب عن رفض المشاركة في حدث ما في خطاب عمل ، من الضروري مراعاة جميع قواعد آداب العمل. تأكد من البدء بالاتصال مع التركيز على البيانات المحددة في الدعوة. إذا كنت تعرف اسم المراسل وعائلته ، فيمكنك استخدام تحية النموذج:

عزيزي نيكولاي نيكولاييفيتش!

ويحدث أيضًا أن اللقب والاحرف الأولى من المرسل معروفة فقط. في هذه الحالة ، يجدر بنا أن نقتصر على اللقب وعنوان العمل المعتمد في روسيا (السيد ، السيدة):

عزيزي السيد نيكولاييف!

يجب عدم استخدام الأحرف الأولى: فهي لا تبدو قذرة فقط ، ولكن أيضًا غير مهذبة. إذا تم إرسال الرسالة نيابة عن الشركة ولم يعرف أي شيء عن المرسل إليه ، فسيتم استخدام العنوان "العام" العالمي "أيها السادة الأعزاء!" ، وهذا يكفي للتعبير عن الاحترام في حالة عدم وجود بيانات أخرى.

حتى إذا قمت بالرد على رسالة بريد إلكتروني ، احرص على إخطار المرسل بالترتيب المحدد الذي تم إرساله إليه. يمكنك ملء هذه البيانات بطريقتين: إما إنشاء رابط للطلب في مطلب منفصل تحت رقم وتاريخ الرسالة (عادة ما تكون هذه التفاصيل موجودة في نماذج رسمية عامة) ، أو تقديم هذه البيانات في بداية الاستئناف. إذا اخترت الطريقة الثانية ، فيجب أن تبدأ الرسالة بالسطور التالية:

ردًا على رسالتك بتاريخ 02/01/2017 رقم 341 ، نعلمك أن ...

يُنصح بعدم الإبلاغ عن الرفض "بشكل مباشر" ، خاصة إذا أدخلت تفاصيل الرسالة في التفاصيل. يجب أن تحتوي الأسطر الأولى على محتوى إيجابي. يمكنك التعبير عن امتنانك للدعوة المرسلة ولاحظ الفرص الفريدة التي قدمها لك المرسل إليه. يمكنك أيضًا بدء الرسالة بأسف مهذب لأن الدعوة ، رغم حقيقة أنها كانت مطلوبة ، يجب رفضها لأسباب موضوعية. لتسهيل المهمة ، يمكنك عمل قائمة بالعبارات "الشاملة" ، والتي يمكن تعديلها في المستقبل لتناسب الموقف:

شكرًا لك على العرض المثير للاهتمام للغاية ، ولكن لسوء الحظ ...

نحن نقدر دعوتك ونتطلع إلى مزيد من التعاون ...

شكرا لك على الفرصة للمشاركة في ...

لسوء الحظ ، ليس لدينا الفرصة للمشاركة في هذا الحدث فيما يتعلق بـ ...

مؤشر الاهتمام بالشراكة أمر لا بد منه. حتى إذا كنت لا تخطط لإقامة أي علاقات تجارية مع مراسل ، فعبّر عن رغبتك في تقوية العلاقات التجارية. هذه هي القاعدة الأساسية لآداب العمل: كل من أرسل لك خطاب دعوة يستحق انتباهك. الفشل هو حدث يومي ، ولا يهم الإهانة. لكن عدم مراعاة القواعد الأساسية للمهارة يمكن أن يضر بسمعتك بشكل كبير ، خاصةً إذا أجبت على جميع مراسلي الأعمال بهذه الطريقة.

اظهار الاهتمام في كل خطوة. في حالة إرفاق ملفات إضافية بالدعوة ، لاحظ أنك قرأتها:

لقد درسنا بالتفصيل الاقتراح الذي قدمته ...

درسنا بعناية الوثائق المقدمة ...

فقط بعد التعبير عن جميع الرسائل الإيجابية ، بما في ذلك الامتنان للاهتمام الموضح ، يمكننا المضي قدمًا في سبب الرفض. يجب الإشارة إلى ذلك بدون فشل: فهو يظهر اهتمامك بالحدث الذي ترفضه ، ويسمح لك مرة أخرى بإظهار الاحترام للمراسل.

بعد اتباع جميع الإجراءات ، تحتاج إلى الانتهاء من الرسالة الإيجابية التالية. اذكر أنك ستتطلع إلى مزيد من التعاون (أحداث جديدة ، فرص ، إلخ). لذا ، مرة أخرى ، تقوم "بتحلية" حبوب الفشل وتنقل الرغبة في الحفاظ على العلاقات التجارية.

شاهد الفيديو: كيف تكتب طلب (شهر نوفمبر 2019).